La plupart du temps, une assemblée générale est assez ronronnante, ennuyeuse et parfois même stressant à cause des longs discours et des longues annonces concernant l’état financier. Pourtant, cet événement est un temps de la vie d’une entreprise donc il est inévitable. Quelques techniques sont suggérées pour mettre un peu d’ambiance tout au long de l’événement. Quelles que soient les actions proposées, le succès d’une assemblée générale se base sur la préparation de l’événement.
Préparation du lieu, disposition de la salle
Même si l’événement ne dure que quelques heures, l’animation d’assemblée générale est en partie assurée par le choix de l’endroit où se déroulera l’affaire. La plupart du temps, elle se déroule dans l’espace de travail des collaborateurs. Dans ce cas, il est donc préférable de personnaliser les murs avec des couleurs aux éclats ou des écrans géants ; ainsi, vous allez créer de suite une assemblée générale 2.0. Vous pouvez travailler en équipe avec vos collègues pour accomplir ce genre de tâche
L'assemblée générale participative serait également instaurée. Par contre si aucun de vos collaborateurs n’est expert en la matière, vous avez la possibilité de faire appel à des équipes de graphistes pour transformer l’événement en un moment de découverte en apportant un peu de changement au quotidien. Une autre option reste tout de même envisageable ; afin d’apporter plus d’ambiance et d’envie aux collaborateurs d’assister à une assemblée générale, osez la différence en optant pour une grande salle d’hôtel, ou un restaurant. Il est aussi recommandé de sortir du cadre de travail pour se débarrasser pendant un moment de la routine. Les musées ou les salles de conférences avec des pierres séculaires feront plaisir à vos collaborateurs en gardant l’image que vous souhaiterez donner à votre assemblée générale. Pour que tous les participants soient impliqués au maximum, faites-en sorte qu’ils auront la possibilité de se communiquer entre eux, selon la disposition de la salle, vous pouvez créer une assemblée générale interactive sur la disposition des tables : une table peut donc contenir 6 à 8 personnes. Si l’espace le permet, la disposition en U est également recommandée.
Se focaliser entièrement sur les participants
Normalement, tous les participants à une assemblée générale doivent être recensés sur une liste qu’il soit membre, adhérent ou représentant de l’entreprise. Pour donner un avant-gout aux participants lors d’une assemblée générale 2.0, vous pouvez déjà faire circuler un mail avec ordre du jour en mentionnant les noms des intervenants, les différents thèmes de réflexion, les activités, et même les détails concernant le transport. Pour ce dernier point, vous pouvez vous en servir pour que les participants tissent en avance des liens entre eux pour qu’une assemblée générale participative puisse être mise en place. Ainsi, vous êtes invité à opter pour un déplacement commun et le covoiturage. Les anciens de l’entreprise peuvent prendre en charge les nouveaux ou les participants qui représentent d’autres entités. Ainsi, ils se sentiront déjà entourés lorsqu’ils seront arrivés sur les lieux. Le nombre d’employés dépend en grande partie de la taille l’entreprise, il est fort possible que plusieurs d’entre eux ne se connaissent même pas malgré qu’ils se saluent dans les couloirs. La présentation entre les participants fait également partie de l’animation d’assemblée générale, pensez donc à préparer un kit de bienvenue : un petit tableau avec la liste des participants, un bulletin d’adhésion et surtout un badge sur lequel le nom de la personne sera écrit en grands caractères lisibles lors des conversations.
Donner du sens à l’événement en s’exprimant
L’assemblée générale est un événement qui se fait une ou deux par an, les participants doivent donc garder un souvenir de l’intégralité de l’événement, mais pas seulement des rapports financiers. Vous pouvez ainsi faire appel à un animateur professionnel qui sera le chef d’orchestre. Il présentera chaque activité qui aura lieu durant l’événement. Pour une assemblée générale interactive, cet animateur doit entrer également en contact avec les participants. Pour que l’événement soit mémorisable, sachez qu’une assemblée générale digitale peut créer un temps plus festif. Vous pouvez transformer les murs de la salle en un livre 2.0 en projetant dessus les vœux et les photos des participants. Vous êtes invité à intercaler chaque activité par des brèves animations ou des petites pauses pour que l’animation de l’assemblée générale ne soit pas monotone.